แนวคิดของเนื่อหาในฉบับที่สอง: การสื่อสารจำเป็นต้องทำให้เกิดความต่อเนื่อง ผมพยายามสร้าง commitment กับพนักงานโดยการออกฉบับที่สองในเดือนต่อมา เพื่อให้เกิดความเข้าใจกันเองว่าจดหมายข่าวจะมีทุกๆเดือนจากนี้ไป เนื่องจากการสื่อสารด้านไอทีเป็นสิ่งใหม่ที่เกิดขึ้นในองค์กร เนื้อหาไม่ควรที่จะหนักเกินไปสำหรับพนักงานทั่วไป แต่ควรจะสร้างความตระหนักถึงความสำคัญของระบบไอทีที่มีใช้อยู่ในองค์กร ว่ามันเป็นเรื่องใกล้ตัวมากกว่าที่คิด ใจความสำคัญที่ต้องการนำเสนอในฉบับนี้มีดังต่อไปนี้

• ย้ำว่าผู้บริหารไอทีให้ความสำคัญกับการบริหารเชิงรุกอย่างจริงจัง
• นำเสนอว่าพนักงานใช้ระบบไอทีอยู่ในชีวิตประจำวันมีมากกว่าที่คิด แม้กระทั่งมือถือ และระบบไอทีทุกชนิดสามารถพัฒนาให้ดีขึ้นได้
• พนักงานทุกคนมีสิทธิที่จะรับรู้การเปลี่ยนแปลงทางด้านไอทีล่วงหน้า เพราะมันมีผลกระทบโดยตรงกับการทำงานในชีวิตประจำวัน
• นำเสนอช่องทางใหม่ในการเข้าถึงบริการของไอทีในแบบ self-service ผ่านทาง Service desk tool

อ่านเนื้อหาของ Newsletter ฉบับนี้ตามข้างล่างเลยครับ

พบกันอีกครั้งครับในฉบับที่สอง ถึงแม้ว่าเดือนที่ผ่านมาสถานะการณ์บ้านเมืองไม่ค่อยจะดี แต่เสียงตอบรับของ CSIT: One Page ดีมากครับ ขอขอบคุณทุกๆท่านมา ณ ที่นี้ด้วย ทีมงาน CSIT KAM ได้เริ่มต้นติดต่อกับแต่ละหน่วยธุรกิจบ้างแล้ว และได้ข้อเสนอแนะดีๆกลับมาค่อนข้างเยอะ ในเดือนนี้เราวางเป้าหมายว่าจะเยี่ยมให้ครบทุกหน่วยธุรกิจ และจะทำการประชุมเพื่อหาแนวทางในการปรับปรุงบริการให้สอดคล้องกับธุรกิจให้มากขึ้นครับ ฉบับนี้ผมคงจะเล่าให้ฟังเกี่ยวกับการปรับปรุงใหม่ๆที่กำลังจะเกิดขึ้นในเดือนมิถุนายนและเป็นประโยชน์แก่ทุกท่านดังต่อไปนี้

การปรับปรุงซอฟแวร์โลตัสโน้ส

แผนก CSIT จะทำการปรับปรุงซอฟแวร์โลตัสโน้ส ให้เป็นเวอร์ชั่นใหม่ 8.0.2 เนื่องจากเหตุผลหลักๆ สองประการด้วยกันคือ

1. IBM ประกาศยกเลิกการดูแล ซ่อมบำรุงเวอร์ชั่นที่เราใช้อยู่ในปัจจุบัน แปลว่า ถ้าเกิดปัญหาเกี่ยวกับการพัฒนาโปรแกรมใหม่ๆหรือการใช้งานบนโสตัสโน้ส และต้องการการแก้ไขจากเจ้าของโปรแกรม ทาง IBM จะช่วยแก้ไขปัญหาให้ต่อเมื่อ ทางบริษัททำการปรับปรุงซอฟแวร์เป็นเวอร์ชั่นใหม่ก่อนเท่านั้น ทาง CSIT จึงพยายามเร่งปรับปรุงซอฟแวร์ให้แล้วเสร็จภายในเดือนมิถุนายนนี้ครับ โดยแผนก CSIT จะทำการเปิดอบรมวิธีการใช้โลตัสโน้สเวอร์ชั่นใหม่ให้ด้วย ถือเป็นการทบทวน และตอบปัญหาการใช้งานที่แต่ละท่านประสบอยู่อีกด้วย
2. CSIT วางแผนที่จะเปลี่ยนระบบ service desk  เป็นระบบใหม่ชื่อ BSM tool ซึ่งเป็นระบบเดียวกันกับประเทศอื่นๆ ทำให้ระยะเวลาในการตรวจสอบ และติดตามงาน รวดเร็วและแม่นยำยิ่งขึ้น โดยระบบใหม่ยังสอดรับกับการให้บริการของแผนก CSIT ในอนาคตอีกด้วย โดยจะทำให้แผนก CSIT สามารถวิเคราะห์สาเหตุของปัญหาได้ง่ายขึ้น และทราบถึงปัญหาที่เกิดขึ้นบ่อยๆ ซ้ำๆ เพื่อที่จะหาทางป้องกันได้ดีขึ้น บริษัทยังคงพัฒนา BSM tool ต่อไปเรื่อยๆ เพื่อเพิ่มขีดความสามารถในการดูแลความต้องการของพนักงานทุกท่านให้ดียิ่งขึ้น

การควบรวมระบบมือถือบริษัทภายใต้สัญญาเดียว

ปัจจุบันแต่ละหน่วยธุรกิจมีการจัดการระบบมือถือของบริษัทอย่างเป็นเอกเทศ ซึ่งค่าใช้จ่ายรวมถึงรายละเอียดของแต่ละ แพ๊คเกจก็ขึ้นอยู่กับความสามารถในการเจรจาของแต่ละหน่วยงานซึ่งแตกต่างกันออกไป การควบรวมเป็นสัญญาเดียวกันจะช่วยให้ทุกหน่วยธุรกิจได้รับประโยชน์สูงสุดภายใต้มาตรฐานเดียวกัน ซึ่งจากการประเมินเบื้องต้น บริษัทจะสามารถลดค่าใช้จ่ายของบริษัทได้หลายแสนบาทต่อเดือนจากการควบรวมสัญญา โดยทาง CSIT จะทำการเจรจาเพื่อควบรวมสัญญาให้แล้วเสร็จภายในเดือนมิถุนายนนี้

การจัดซื้อเครื่องคอมพิวเตอร์รูปแบบใหม่

ขณะนี้ทางบริษัทกำลังเจรจาเพื่อคัดเลือกคอมพิวเตอร์ให้ได้ข้อเสนอที่ดีที่สุด เนื่องจากสัญญาเก่ากำลังหมดอายุลง ผมจึงถือโอกาสนี้ในการนำเสนอรูปแบบการจัดซื้อคอมพิวเตอร์แนวใหม่ไปพร้อมกับสัญญาใหม่ที่กำลังจะเริ่มขึ้น โดยวิธีการใหม่จะทำการกำหนดอายุการใช้งานของคอมพิวเตอร์ไว้ไม่เกิน 5 ปี โดยแผนก CSIT จะทำการตรวจเช็คอายุการใช้งานและทำการสั่งซื้อให้กับทุกๆหน่วยธุรกิจ จากนั้นจะทำการเตรียมคอมพิวเตอร์พร้อมด้วยซอฟแวร์มาตรฐานก่อนนำไปทดแทนเครื่องเก่าโดยไม่ต้องร้องขอจากหน่วยธุรกิจ จากการศึกษาเบื้องต้นพบว่าการร้องขอใช้บริการที่เกี่ยวกับเครื่องที่มีปัญหาส่วนมากเกิดจากเครื่องที่มีอายุการใช้งานยาวนานแทบทั้งสิ้น ด้วยวิธีดังกล่าวจะทำให้พนักงานทุกท่านสามารถทำงานได้โดยไม่สะดุด และได้รับการเปลี่ยนเครื่องในระยะเวลาที่เหมาะสม โดยไม่ต้องรอนาน ผมจะนำเสนอความคืบหน้าของโครงการนี้ในโอกาสต่อไป