แนวคิดของเนื้อหาในฉบับที่ 4: ความสอดคล้องกันระหว่างไอทีกับภาคธุรกิจเป็นหัวใจสำคัญในการขับเคลื่อนไอทีโซโลชั่นในองค์กร ลำพังไอทีฝ่ายเดียวไม่สามารถที่จะนำเสนอโซโลชั่นที่มีประสิทธิภาพได้จริง ทั้งยังสร้างภาพลักษณ์ในเชิงลบด้วยซ้ำ ว่าไอทีบังคับให้ภาคธุรกิจใช้ในสิ่งที่ไม่ตอบโจทย์ จะทำอย่างไรที่จะลบภาพลักษณ์ในเชิงลบของไอทีในอดีตออกไปได้ ผมจึงพยายามนำเสนอใจความสำคัญกับพนักงานในองค์กรดังนี้

• ถึงแม้โซลูชั่นบางอย่างจะใช้เฉพาะในบางกลุ่มธุรกิจ พนักงานส่วนอื่นก็ควรจะรับรู้เพื่อเป็นการตอกย้ำถึงความเป็นผู้นำในด้านเทคโนโลยีขององค์กร เพราะพนักงานทุกคนแบกรับภาระ ของการเป็น internal marketing of brand ambassador อยู่
• โซโลชั่นบางอย่างอาจจะนำไปปรับใช่กับส่วนงานอื่นได้ เพียงเราแค่จุดประกายความคิดให้
•  เมื่อฝ่ายไอทีและภาคธุรกิจทำงานร่วมกันผลที่ได้รับคือ synergy result

เมื่อเดือนที่แล้วผมได้มีโอกาสไปประชุมไอทีที่ประเทศมาเลเซีย ซึ่งเป็นการประชุมกับตัวแทนจากประเทศต่างๆในเครือ ซึ่งในการประชุมครั้งนี้ผมได้เห็นถึงสัญญาณที่ดีว่าทุกๆประเทศเริ่มเอาจริงเอาจังกับความพึงพอใจของผู้ใช้บริการระบบไอที ในการประชุมเราได้มีการระดมความคิดว่าจะปรับเปลี่ยนการทำงานของแผนกไอทีอย่างไรให้สอดคล้องกับธุรกิจของบริษัทให้มากที่สุด ผมถือว่านี่เป็นก้าวที่สำคัญมากที่จะนำไอทีมาช่วยให้ธุรกิจเกิดความได้เปรียบทางกลยุทธ เพื่อให้ทุกท่านเห็นภาพที่ชัดเจนยิ่งขึ้นผมขอยกตัวอย่างสักสองตัวอย่างที่กำลังเกิดขึ้นในประเทศไทย

อ่านเนื้อหาของจดหมายข่าวข้างล่างนี้ได้เลยครับ

ระบบขายหน้าร้าน Point of sales (POS) ของธุรกิจแฟชั่นและเครื่องแต่งกาย

เมื่อเร็วๆนี้ ประธานบริษัท และ GM ของธุรกิจแฟชั่นและเครื่องแต่งกาย ได้ตัดสินใจนำระบบ POS ของบริษัท Raymark มาใช้สำหรับกลุ่มธุรกิจนี้ ซอฟแวร์ของ Raymark ถือว่าเป็นหนึ่งในซอฟแวร์ที่ดีที่สุดสำหรับธุรกิจแฟชั่นและเครื่องแต่งกาย โดยซอฟแวร์ตัวนี้ได้รับการยอมรับและใช้งานอย่างแพร่หลายในร้านค้าปลีกทั่วโลก ลองจินตนากรดูว่าถ้าคุณกำลังซื้อกางเกงตัวใหม่ที่ร้านค้าสาขาเชียงใหม่ พนักงานขายเริ่มทำการสแกนบาร์โค้ดที่ติดกับการเกงตัวใหม่ของคุณที่เครื่องเก็บเงิน ทันใดนั้นระบบ POS ก็ทำการบันทึกข้อมูลพื้นฐานของลูกค้าเอาไว้ และพร้อมทำการโอนข้อมูลการขายกลับไปที่ฐานข้อมูลกลางทันที ระบบนี้ยังสามารถส่งผ่านข้อมูลเข้าไปในระบบ SAP ของเราได้อย่างสมบูรณ์อีกด้วย ฝ่ายขายสามารถเห็นธุรกรรมการขายได้ทันที ฝ่ายปฎิบัติการก็สามารถเห็นระดับสินค้าคงคลังที่เปลี่ยนไปทันที ไม่ใช่เฉพาะสาขาเชียงใหม่ แต่เห็นปริมาณสินค้าของสาขาทั่วประเทศ ด้วยเหตุนี้ทีมงานจึงสามารถบริหารและจัดเติมสินค้าได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น (ระดับสินค้าน้อยลงในแต่ละสาขาแต่ไม่มีสินค้าขาด) ฝ่ายการตลาดก็สามารถเข้าใจความต้องการของลูกค้าได้ดีขึ้นด้วยระบบวิเคราะห์ข้อมูลธุรกิจอัฉริยะ business intelligent ระบบนี้อาจทำให้พวกเค้าค้นพบว่า สาขาพัทยามีลูกค้าส่วนใหญ่เป็นผู้หญิง และสามารถทำให้ฝ่ายการตลาดจัดกิจกรรมการตลาดได้อย่างมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น ผลที่ตามมาคือ มียอดขายที่เพิ่มมากขึ้น และมีระดับสินค้าคงคลังที่ลดลง นั่นหมายความว่า บริษัทมีรายได้เพิ่มสูงขึ้นนั่นเอง เราวางเป้าหมายไว้ว่าเราจะเริ่มทดลองใช้ระบบใหม่นี้ในเดือนพฤศจิกายนนี้ และจะทำการขยายไปทั่วทุกสาขาภายในเดือนมกราคม ปี 2011

ระบบจัดเก็บเอกสารอีเลคโทรนิก (DMS)

คุณทราบไม๊ว่าในแต่ละเดือน บริษัทมีการพิมพ์ใบสั่งซื้อและใบแจ้งหนี้ให้กับลูกค้าประมาณกี่ใบ? ผมไม่มีตัวเลขที่แน่นอนขณะที่ผมเขียน Newsletter ฉบับนี้ แต่ที่แน่ๆ มากกว่า 10,000 ใบต่อเดือนครับ ลองคิดตามดูนะครับว่า ยกตัวอย่างว่าทุกครั้งที่เราพิมพ์ใบแจ้งหนี้ เราต้องทำการพิมพ์ใบกำกับภาษีด้วยเพื่อเก็บเข้าไฟล์ ไม่ใช่เพียงแค่ใบกำกับภาษีนะครับที่ต้องเก็บ แต่รวมถึงเอกสารการขายอื่นๆที่กฎหมายระบุด้วย ซึ่งต้องเก็บยาวนานถึง 10 ปีเพื่อเป็นหลักฐานให้สรรพากรสามารถเรียกตรวจสอบได้ เรากำลังพูดถึงเอกสารเป็นล้านๆฉบับที่ทุกหน่วยธุรกิจต้องทำการจัดเรียงและเก็บเข้าไฟล์นำใส่กล่องทุกๆเดือน ถ้าเจ้าหน้าที่สรรพากรต้องการขอดูใบกำกับภาษีใบหนึ่งของปี 2006 คุณคิดว่ามันจะยากแค่ไหนในการค้นหาจากกล่องทั้งหมดที่มี? ตอนนี้ทาง CS IT กำลังพยายามนำเสนอระบบเก็บเอกสารอีเลคโทรนิกให้กับบริษัท เพื่อทำให้การจัดเก็บง่ายขึ้น ระบบจัดเก็บเอกสารอีเลคโทรนิกจะทำการแปลงเอกสารกระดาษให้เป็นไฟล์อีเลคโทรนิกครับ ซึ่งง่ายต่อการค้นหาเหมือนกับใช้กูเกิลในการหาข้อมูล เราจะเริ่มทำการทดลองโครงการนี้ในไตรมาสสุดท้ายของปีครับโดยจะลองกับ ขั้นตอนมีอยู่ว่า เมื่อมีใบสั่งซื้อเข้ามาไม่ว่าจะเป็นทางเมลล์,ทางแฟกซ์ หรือจดกระดาษเข้ามา ระบบ DMS จะแปลงเป็นไฟล์รูปภาพและจัดเก็บเข้าฐานข้อมูลภาพพร้อมกับสารบัญการค้นหา ระบบ DMS นี้จะช่วยให้งานธุรกรรมในการค้นหาง่ายแค่เพียงพริบตา และสามารถส่งต่อให้แผนกต่างๆเพื่อทำงานที่เกี่ยวข้องผ่านทาง work flow system เอกสารที่เกี่่ยวข้องกับการขายและการซื้อทุกอย่างจะถูกเก็บเป็นไฟล์ภาพลงในเซอฟเวอร์ค้นหาได้ง่าย ลืมการจัดเรียงกระดาษและเก็บเข้ากล่องไปได้เลยครับ ไม่ต้องเก็บเอกสารกระดาษเป็นเวลา10 ปีโดยการเอาลงกล่องและส่งไปนอกบริษัทอีกต่อไป ไม่ต้องเรียกให้ส่งกล่องเอกสารกลับมาเมื่อเจ้าหน้าที่สรรพากรร้องขอ (แต่ต้องมีขั้นตอนการลงทะเบียนนิดหน่อยถึงจะใช้ระบบนี้ได้ครับ) คุณสามารถค้นหาและแสดงรูปภาพของเอกสารบนหน้าจอได้ทันทีที่เจ้าหน้าที่สรรพากรร้องขอ หรือจะพิมพ์ออกมาให้ก็ได้ถ้าต้องการ ยิ่งไปกว่านั้นเขียนแผ่นซีดีให้เจ้าหน้าที่นำกลับไปก็ยังได้ เยี่ยมไม๊หละ?