แนวคิดเบื้องหลังข่าวสารฉบับที่ 8: ทุกๆต้นปีผมตั้งใจว่าจะแจ้งผลการสำรวจความพึงพอใจให้กับพนักงานทุกคนได้ทราบ เพราะผมมั่นใจว่าการให้บริการไอทีตามแนวทางของผมจะต้องได้รับการตอบรับที่ดีขึ้นแน่นอนทุกๆปี ผมไม่ได้คาดหวังผลงานที่สูงมากนัก โดยผมมีการตั้ง KPI ให้กับฝ่ายต่างๆของผมว่าความพึงพอใจของผู้ใช้บริการจะต้องเพิ่มขึ้นอย่างน้อยปีละ 5% เพราะจำนวนผู้ใช้บริการไอทีมีมากกว่า 4,500 คน ในขณะที่เรามีพนักงานไอทีทั้งหมดเพียงแค่ 75 คน นี่ยังไม่รวมอุปกรณ์มือถือ แท็ปเล็ตที่ต้องดูแลด้วยอีกประมาณ 2,500 ตัวโดยประมาณ ซึ่งในภายหลังการเข้าใจถึงความต้องการของผู้บริโภคแพร่กระจายไปในทุกหน่วยงาน และเริ่มมีการวัดความพึงพอใจของผู้รับบริการในรูปแบบของความพึงพอใจถึงขั้นที่ต้องบอกต่อให้กับผู้อื่น เรียกว่า NPS (Net Promoter Score)

หัวข้อที่แถมมาคือการแจ้งล่วงหน้าให้พนักงานรับรู้เกี่ยวกับการอัพเกรด Windows version และการทำลายซากอุปกรณ์คอมพิวเตอร์อย่างเป็นระบบเพื่อให้เกิดความโปร่งใส และเพิ่มความปลอดภัยของข้อมูลองค์กรอีกด้วย

เชิญอ่านรายละเอียดได้จากข้างล่างครับ

คงยังไม่สายเกินไปสำหรับการสวัสดีปีใหม่นะครับ เพราะยังอยู่ในช่วงเดือนมกราคมต่อกับตรุษจีน ฉบับนี้ผมคงแจ้งให้ทราบเกี่ยวกับผลสำรวจความพึงพอใจในปี 2010 และเรื่องราวเกี่ยวกับทิศทางสำหรับคอมพิวเตอร์ที่ทุกท่านใช้ในปีนี้

ผลสำรวจความพึงพอใจในปี 2010

CS-IT สามารถทำให้พนักงานพึงพอใจในบริการเพิ่มมากขึ้นอยู่ในระดับ 60.14% เพิ่มขึ้นจากเมื่อกลางปีประมาณเกือบ 5% ถึงแม้จะเพิ่มไม่มากแต่ก็เป็นจุดเริ่มต้นที่ดี เรามีผู้ร่วมตอบแบบสอบถามเพิ่มมากขึ้นจากกลางปีที่ 36% เป็น 60% ของจำนวนแบบสอบถามทั้งหมด อย่างไรก็ตามประเทศอื่นๆก็มีการพัฒนาการให้บริการเป็นอย่างมากทำให้อันดับความพึงพอใจของประเทศไทยตกลงมาหนึ่งอันดับจากเมื่อกลางปีมาอยู่อันดับรั้งท้ายเมื่อเทียบกับประเทศอื่นๆทั่วโลก อาจเป็นเพราะประเทศไทยมีขนาดธุรกิจใหญ่เป็นอันดับหนึ่งทำให้การปรับปรุงคุณภาพไปได้ไม่ทั่วถึงในเวลาอันสั้น แต่เราจะพยายามต่อไปครับ

ทิศทางของคอมพิวเตอร์สำหรับองค์กรในปี 2011

พนักงานหลายท่านคงยังไม่ค่อยทราบรายละเอียดที่ชัดเจนเกี่ยวกันการสั่งซื้อ รวมถึงการเปลี่ยนเครื่องคอมพิวเตอร์ตามนโยบายใหม่ตามที่ผมเคยเล่าให้ฟังเมื่อประมาณกลางปีที่ผ่านมา ฉบับนี้ผมขอถือโอกาสลงรายละเอียดในแง่มุมต่างๆให้ทุกท่านได้รับทราบดังนี้

CMT ได้ทำการตัดสินใจขั้นสุดท้ายในการจัดการคอมพิวเตอร์องค์กรเมื่อปลายปีที่ผ่าน โดยมีสาระสำคัญสรุปได้ดังนี้

– จากการทำ Business Case สรุปได้ว่าเปลี่ยนเครื่องทุก 5 ปีจะเกิดประโยชน์สูงสุดกับบริษัท แทนที่จะเป็น 4 ปีครับ

– เนื่องจากจำนวนเครื่องเก่าในบริษัทที่อายุเกิน 5 ปี มีเป็นจำนวนมาก ทำให้ต้องทยอยเปลี่ยนให้ครบตามเกณฑ์ภายในระยะเวลา 2 ปีนับจากนี้ โดยมีจำนวนเครื่องที่เข้าข่ายประมาณ 2,500 เครื่อง

– CS-IT จะนำเสนอแผนการเปลี่ยนเครื่องรายเดือนของแต่ละแผนกตามกำลังคนที่มี โดย BU มีอำนาจการตัดสินใจขั้นสุดท้ายว่าจะเปลี่ยนเครื่องใดก่อนหรือหลังตามความเหมาะสมจากการใช้งานของแต่ละแผนก โดยเมื่อทาง BU ยืนยันการเปลี่ยนกลับมายัง CS-IT ก็สามารถออก PO ตรงไปยัง HP ได้เลย ซึ่ง budget การเปลี่ยนเครื่องตามนโยบาย 5 ปีได้ถูกคำนวณและตั้งให้แล้วสำหรับทุก BU ในปี 2011 และแน่นอนเนื่องจากเป็นทรัพย์สินของแต่ละ BU ค่าใช้จ่ายจะถูกบันทึกเข้าแผนกนั้นๆโดยเป็นอัตราส่วนของค่าเสื่อมราคารายเดือนจากระยะเวลาคิดค่าเสื่อมทรัพย์สิน 3 ปี

ทำไมต้องเปลี่ยนเป็นเครื่องใหม่ด้วย?

เราลองมาดูทิศทางของบริษัทไมโครซอฟกันเคร่าๆดังนี้

– ไมโครซอฟหยุดขาย Windows XP ที่เราใช้กันอยู่ตั้งแต่วันที่ 14 เมษายน 2009 และจะเลิกให้การสนับสนุนในช่วงเวลาเดียวกันในปี 2014

– ไมโครซอฟไม่อนุญาติให้โรงงานประกอบคอมพิวเตอร์ติดตั้ง Windows XP ตั้งแต่วันที่ 15 ตุลาคม 2010 เป็นต้นไป บริษัทที่ต้องการใช้ต้องทำการ downgrade ซอฟแวร์เองโดยต้องมีสิทธิถือครองซอฟแวร์เวอร์ชั่นที่สูงกว่าอยู่ ไม่ใช่สิทธิที่ติดตั้งมากพร้อมเครื่อง (OEM license)

– ไมโครซอฟจะเริ่มประกาศงดสิทธิการ down grade ซอฟแวร์สำหรับผู้ถือสิทธื Windows 7 มาเป็น Windows XP ตั้งแต่วันที่ 23 เมษายน 2011 เป็นต้นไป

– เช่นเดียวกับ ไมโครซอฟออฟฟิศ ที่จะทำการเลิกให้การสนับสนุนในช่วงเวลาเดียวกันกับ Windows XP

ด้วยเหตุนี้ทางบริษัทได้ประกาศนโยบายที่จะเปลี่ยนไปใช้ Windows 7 และ Office 2010 ภายในกลางปี 2013 ทั่วโลก แน่นอนประเทศไทยมีขนาดธุรกิจที่ใหญ่ที่สุดคงต้องมีเวลาเตรียมตัวที่นานกว่าประเทศอื่นเราจึงต้องเริ่มทันที

– เครื่องใหม่จะถูกติดตั้งด้วย Windows 7 และ Office 2010 โดยจะถูกติดตั้งจาก HP ก่อนส่งมอบพร้อมด้วย software ตามมาตรฐานของ CS-IT และจะจัดหลักสูตรการใช้งาน MS Office ใหม่ตลอดทั้งปีนี้

– เครื่อง HP มาพร้อมกับ Next Business Day – On Site support ซึ่งหมายความว่า User สามารถโทรหา HP support number ได้โดยตรงเมื่อเครื่องมีปัญหา หรือ technical support ทีมช่วยโทรติดต่อหลังจากวินิจฉัยอาการแล้วว่าเกิดจาก Hardware defected, ทาง HP จะส่งพนักงานมาเปลี่ยนชิ้นส่วน (ทุกชิ้นส่วน) ให้ในวันทำงานถัดไป ซึ่งรวมถึง mouse และ keyboard ด้วย บริการนี้สามารถใช้ได้ทั่วประเทศตราบใดที่เป็นเครื่อง HP

การกำจัดซากไอทีเทคโนโลยี

– การ Write off อุปกรณ์คอมพิวเตอร์, CS-IT ได้ติดต่อบริษัท Thai Eco Trade ซึ่งเป็นบริษัททำการรีไซเคิ้ลชิ้นส่วนคอมพิวเตอร์ที่เป็นมิตรกับสิ่งแวดล้อม บริษัทนี้จะมาทำการซื้อซากเครื่องไปแยกชิ้นส่วนเพื่อทำลายรวมถึงทำลายข้อมูลใน hard disk ให้ด้วย ทำให้เราสามารถมั่นใจได้ว่าข้อมูลทางธุรกิจจะไม่รั่วไหลไปสู่บุคคลภายนอกหรือคู่แข่ง เราได้ทำการทดสอบการทำรีไซเคิ้ลโดยใช้สต๊อคเก่าของ CS IT ในปีที่แล้ว และผลออกมาเป็นที่น่าพอใจมากทั้งในด้านราคารับซื้อและการจัดการ ซึ่งช่วยลดงานธุรการในส่วนนี้ลงได้มาก CS-IT จะทำการทดสอบกับสต๊อกของหน่วยธุรกิจเร็วๆนี้ และจะทำสัญญารายปีก่อนที่จะเริ่มใช้กับ BU จริงๆต่อไป

– รายละเอียดการจัดการเรื่องต่างๆที่ผมเล่าให้ฟัง ทาง CS-IT จะทำการเรียกประชุมกับตัวแทนฝ่ายจัดซื้อหรือหน่วยงานที่เกี่ยวข้องของแต่ละ BU ในเดือนกุมภาพันธ์นี้ครับ